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11, un Tecnólogo Médico y una Enfermera. El
año 2015 se incorporaron 21 nuevos socios: Mé-
dicos 15, Kinesiólogos 5 y una Enfermera. Estas
cifras nos da un promedio de ingreso de aproxi-
madamente dos nuevos socios por mes.
4.3.
Problemas administrativos
En marzo de 2015 el directorio constató irre-
gularidades en el comportamiento de la secretaria
administrativa que actuaba como jefe de oficina
de la SER, quien había asumido en su cargo
atribuciones no autorizadas por el Directorio. Se
determinó que hubo ocultación de información y
otras conductas contables y administrativas que
fueron consideradas indebidas y cuya descripción
completa se encuentra en la página WEB de nues-
tra sociedad en “sección actas”, de acceso exclu-
sivo para los socios. En una primera sesión el
Directorio acordó iniciar una auditoría, tendiente
a objetivar los eventuales desórdenes adminis-
trativos, pero luego, con nuevos antecedentes y
teniendo en consideración como elemento básico
que el cargo que ella desempeñaba no era nece-
sario en la sociedad, se dio término a su contrato.
4.4.
Auditoría Externa
Los hechos resumidos previamente hicieron
necesaria una Auditoría Externa que se encargó
a la empresa Aureos Consultores, actuando en
nuestra sociedad el contador auditor, Sr. Nelson
del Valle Novoa y el abogado, Sr. Herbert Mo-
rales. Del análisis inicial se acordó efectuar una
auditoría de los años 2012, 2013 y 2014.
El dictamen de la auditoría fue (textual): “En
nuestra opinión, salvo lo descrito en el documen-
to adjunto
“Informe de debilidades y recomenda-
ciones sustanciales SER Chile”
, la información
contable de ingresos y egresos presenta razona-
blemente, en todos sus aspectos significativos, la
situación financiera de la SER entre el periodo
comprendido entre enero de 2012 y diciembre
de 2014”.
El texto
“Informe de debilidades y recomen-
daciones propuestas SER Chile”
, se entregó
hace dos meses a los Directores de la SER y a
la Comisión de Reglamentos y Estatutos, para
que considerasen los puntos que los auditores
plantean en la discusión y análisis de los nuevos
antecedentes.
A continuación destaco algunas de las reco-
mendaciones de esta auditoría:
4.4.1.
Respecto al sistema contable:
Tener un
software
especializado y a una persona diferente
a las que tienen que ver con la realización de
eventos y que genere información contable de-
purada que llegue al Directorio, para su análisis
trimestral y organización de los eventos.
Este
tema quedó medianamente solucionado con la
adquisición de un
software
por parte del servicio
externo.
4.4.2.
Control y autorización de egresos:
i) Contar con un funcionario en la oficina que
controle los egresos.
ii) Descontar por planilla aquellos gastos de uso
personal.
iii) Especificar en Acta los movimientos de dinero
mayores.
iv) Efectuar licitaciones frente a los servicios que
se requieran.
4.4.3.
Control de
ingresos:
Evitar la opción de
manipulación por quien recibe las cuotas socia-
les, los ingresos de aportes externos, la venta de
publicidad en eventos, la suscripción a la revista
o cualquier otro ingreso que tenga la SER. Se
debe señalar que la auditoría no detectó vicios de
procedimientos en este tema.
4.4.4.
Observaciones relacionadas con el
control interno:
4.4.4.1. Debe contarse con un organigrama de
la SER que permita determinar responsabilidades
administrativas en relación a las funciones admi-
nistrativas que se desempeñan.
4.4.4.2. La Sociedad debe elaborar Manuales
de Procedimientos formales en sus tareas admi-
nistrativas para determinar responsabilidades. En
las Actas de las reuniones del Directorio, debe de-
jarse constancia -cuando corresponda- de las res-
ponsabilidades de cada integrante del Directorio.
4.4.5.
Manual de descripción de cargos:
4.4.5.1. Debe elaborarse un manual de des-
cripción de cargo, que permita identificar las
funciones asignadas bajo la responsabilidad de
cada funcionario, su grado de autoridad y de-
cisión en la ejecución de cada una de ellas, los
canales a través de los cuales se comunica con
otras unidades de la organización y las compe-
tencias deseables para postular a ese cargo. Este
manual permitirá circunscribir las labores y que
los funcionarios utilicen su horario de trabajo en
las labores que se hayan establecido.
4.4.6
.
Administración de los contratos:
4.4.6.1. Debe instaurarse una administración
de contratos, que permita controlar su vigencia,
el costo de los servicios pagados y supervisar
que la calidad de servicios tales como Relaciones
públicas (periodista), Asesoría computacional,
Rev Chil Enferm Respir 2015; 31: 236-243
SOCIEDAD CHILENA DE ENFERMEDADES RESPIRATORIAS